O que é ACTIVITY BASED WORKING e qual sua relação com a Neurociência?

*Por Julia Prudente

Muito se discute atualmente sobre o futuro dos ambientes corporativos. É possível identificar que assim como muitas coisas ao redor do globo estão mudando, também a forma como trabalhamos está sendo transformada. O avanço da tecnologia e o advento dos smartphones e tablets estão modificando, continuamente e numa velocidade nunca vista antes, as formas como nos relacionamos com o mundo e com as outras pessoas. No espaço de trabalho não é diferente, toda essa tecnologia tem permitido que trabalhemos em qualquer lugar que desejemos. Com isso, cada dia mais, o trabalho tem sido entendido como algo que executamos e não mais um lugar para o qual vamos todas as manhãs!

Mas como ficam os escritórios nessa discussão toda?

Alguns estudos mais recentes mostram que, atualmente, as tarefas executas dentro dos escritórios são em média 25% individuais e de alta concentração e 75% coletivas ou individuais mais de baixa concentração. Por que então, ainda vemos a grande maioria das organizações baseadas em mesas individuais e pessoais em detrimentos de espaços colaborativos? A grande maioria dos arquitetos escutam a recorrente reclamação dos seus clientes sobre a falta de salas de reunião e o excesso de estações vazias. A média de ocupação dos escritórios hoje está em torno de 80%. Como calcular os custos excessivos destes espaços inabitados? A grande questão é que estes espaços foram, e continuam sendo, projetados sem o foco nas pessoas que o utilizam e as atividades que nele são executadas.

O conceito de Activity Based Working (ABW) não é exatamente um conceito novo, ele foi usado pela primeira vez por Eric Veldhoen, um consultor alemão, em 1996. No entanto, na última década o conceito vem se destacando pelos seus benefícios não só para a empresa, mas também para os funcionários. Se observarmos, já na nossa vida pessoal nos organizamos de forma “activity based”. Em casa cozinhamos na cozinha e dormirmos no quarto, não temos um ambiente único para todas as nossas atividades e sim, um ambiente específico para cada uma delas.

O conceito ABW é explicado como uma forma de organização do trabalho baseado nas atividades. Entretanto, é importante pontuar que o ABW não é uma forma de design de interiores, mesmo que a arquitetura e organização interna dos espaços corporativos faça parte do processo. Trata-se de uma mudança organizacional e envolve além do espaço e tecnologia, as pessoas ali inseridas. Este conceito entende que cada empresa tem uma maneira única de trabalho e padrões específicos de atividades. Por que então oferecer um espaço e tecnologia padronizada para todas as empresas? O mais importante é conhecer em detalhe cada empresa para oferecer a solução correta.

O processo de implantação de ABW envolve um minucioso processo de análise, que visa identificar níveis de ocupação do espaço físico, padrões de atividades e tecnologias necessárias para realizações das mesmas. Talvez essa seja a etapa mais importante do processo, pois quanto mais detalhada for essa análise, mais adaptados e eficientes serão os espaços e as atividades nele executados. Em paralelo, é de extrema importância um trabalho de changed management entre o pessoal (líderes e subordinados), pois como citado anteriormente essa é, muito mais uma mudança na forma de trabalho do que somente uma adequação do espaço físico.

Com a implantação do conceito, o trabalho exercido pelos funcionários se torna muito mais pautado em tarefas e resultados, do que em frequência de 40 horas semanais. Cria-se uma relação de confiança e parceria entre diretores e equipe, e entre a equipe em si.

O envolvimento de todos os funcionários da empresa desde o início do processo é determinante para o sucesso do mesmo. O envolvimento de todos reforça a sensação de pertencimento de cada um e reduz a resistência à mudança. A pessoa entende que, ela tem influência sobre a definição do espaço e tecnologias, e que ela faz parte do projeto, diminuindo a sensação de falta de identidade com a empresa. Cientificamente, essa técnica pode ser explicada pela neurociência, que esclarece que nosso cérebro (hipocampo) tem a capacidade de identificar indivíduos e atitudes do grupo, e assim tem menor resistência em segui-las.

Como resultado imediato do processo o que vemos é um melhor aproveitamento do espaço nos escritórios, com ambientes flexíveis e que suportam, juntamente com a tecnologia adequada, cada atividade que será exercida no mesmo. Com ambientes mais especializados para cada uma das atividades, a produtividade e o bem-estar dos funcionários cresce exponencialmente. Benefícios econômicos podem ser vistos em análises pós implementação. Algumas delas apontam que 25% das empresas que adotaram o formato ABW tiveram um retorno do investimento em menos de 12 meses, outras 66% das organizações tiveram o mesmo retorno em 2 anos, nos dando uma estimativa média de ROI em 15 meses. Com o conceito implantado, o espaço do escritório começa a ser visto muito mais como investimento do que como custo. Alguns outros benefícios que podem ser observados em empresas ABW:

• Maior senso de influência no trabalho por parte do funcionário que reforça o pertencimento e o engajamento do mesmo.
•  Maior circulação de informação e intercâmbio de ideias promovido pela maior circulação das pessoas no escritório
• Redução do tempo perdido por distrações e dedicado à procrastinação em frente ao computador

Os avanços no campo da neurociência e a identificação de alguns de seus conceitos reforçam e dão, cada vez mais suporte para o modelo Activity Based Working. Aqui vão alguns deles:

• A diminuição da hierarquia dos espaços (salas fechadas para diretores por exemplo) e a inserção da confiança como base da relação entre equipe e líder aumenta a capacidade de cooperação entre os membros, pois nosso cérebro (reptiliano) lê que este líder é parte do grupo, parte do bando, e que, portanto, deve ser seguido.
• Assim como os músculos do nosso corpo, o nosso cérebro (neocórtex) também tem fadiga e alcança exaustão, sendo extremamente benéfico pausas entre as atividades. Pausas essas que acontecem, naturalmente, em um espaço ABW quando alternamos ambientes ao longo dia para executar diferentes tarefas.
• A possibilidade de escolher em qual ambiente trabalhar reforça a autonomia, sensação de poder e segurança, importantes para o foco e cooperatividade do funcionário. Sensações de incerteza e de falta de segurança ativam nosso cérebro primitivo (reptiliano), passando a informação que devemos nos defender e ou atacar para garantir o território.

Mais surpreendente ainda é a relação com a Neuroplasticidade. Sabe-se hoje que o nosso cérebro é plástico e está em constante mudança mesmo na fase adulta. A evolução desse órgão do nosso corpo depende da quantidade e qualidade dos estímulos que recebemos. Desta forma, circulação entre novos ambientes, alternância entre atividades, diferentes formas de comunicação com os colegas de trabalho e com o ambiente promovem, diferentes e novas reações neurais, ou seja, quanto maior o número de estímulos mais enriquecida vai se tornando a nossa capacidade neural.

Uma consequência direta é o aumento da criatividade e da capacidade de encontrar diferentes soluções para alguns problemas. Ao contrário, a escassez de estímulos “empobrecem” as relações neurais e consequentemente o cérebro. Cérebros com plasticidade mais desenvolvida tem menores chances de desenvolver doenças como Alzheimer.

E para concluir, o uso da Neuroarquitetura no projeto dos espaços dentro de uma empresa ABW também é fundamental para o sucesso, pois o entendimento de como o nosso cérebro lê e reage ao ambiente em que estamos inseridos vai determinar, a identificação das características ideais que esses espaços devem ter para gerar maior conforto ao usuário e, maior efetividade das atividades que neles serão exercidas.

• Aumento direto da produtividade, através de ambientes mais adequados para as atividades
• Maior ergonomia através de ambientes e móveis adequadas para cada atividade, reduzindo consequentemente lesões e afastamentos.

Em resumo a visão por trás deste conceito é que, para alcançar o SUCESSO é preciso entender que como as pessoas, as empresas e as atividades de trabalho também são diferentes, e devem ser tratadas e executadas como tal. Como nosso próprio cérebro (plástico) nos ensina, não devemos ter medo de MUDANÇAS, somos completamente capazes de nos adaptar e tirar partido delas!

Escrito por Julia Prudente, designer de interiores graduada pela PUC-GO e pós-graduada pela FAAP-SP. Especialista em ambientes corporativos pela instituição Mensch&Büro Akademie e entusiasta da relação entre neurociência e arquitetura corporativa. Trabalha à 5 cinco anos na Kinnarps do Brasil, que representa a marca sueca homônima (Kinnarps AB) de soluções corporativas, sendo 2 deles dedicados ao estudo e implantação do Activity Based Working em empresas.